Stížnost má často podobu úředního dopisu, v němž pisatel vyjadřuje svou nespokojenost, výhrady, nesouhlas. Obsah stížnosti musí být věcný, jasný, přehledný. Na podporu svého rozhodnutí stěžovat si uvádí pisatel věcné argumenty (důvody). Jejich řazení může být přehledně uspořádáno např. číslováním. V závěru obvykle pisatel vyslovuje očekávání, že bude zjednána náprava. Do stížnosti nepatří neověřené informace, výhrůžky. Nespokojenost lze vyjádřit slušně.

Žádost má obvykle podobu úředního dopisu. Pisatel se jím obrací k úřadu, instituci nebo podniku, protože usiluje o splnění svých požadavků nebo přání. Obsah žádosti má být věcný, srozumitelný a přehledný. Na podporu svých požadavků uvádí žadatel důvody (argumenty), které mají adresáta přesvědčit o oprávněnosti uvedených požadavků. Vpravo nahoře se uvádí adresát, oslovení můžeme vynechat a použijeme údaj VĚC. Na závěr žádosti se obvykle vyjadřuje očekávání, že žádost bude brzy kladně vyřízena. Nezapomeneme na čitelný podpis, adresu žadatele a datum.